Η προληπτική συντήρηση περιλαμβάνει την περιοδική επιθεώρηση, ρύθμιση, καθαρισμούς, λιπάνσεις και εκτέλεση μικροεπισκευών και αντικαταστάσεων πρώτης ανάγκης στον εξοπλισμό σύμφωνα με τα τεχνικά εγχειρίδια, με την εμπειρία των τεχνικών που συντηρούν τον εξοπλισμό, τους σχετικούς κανονισμούς και προτυποποιήσεις (ΤΟΤΕΕ, ΕΛΟΤ κ.λπ.) και τις διάφορες οδηγίες των δημοσίων Οργανισμών (ΔΕΗ, ΟΤΕ κ.λπ.).

Η οργάνωση και εκτέλεση της προληπτικής συντήρησης περιλαμβάνει τις επιμέρους ενέργειες και λειτουργίες που ακολουθούν:

Α. Συγκέντρωση όλων των οδηγιών – προδιαγραφών των κατασκευαστών του εξοπλισμού που καθορίζουν τις απαιτήσεις συντήρησης για την ομαλή και απρόσωπη λειτουργία του εξοπλισμού.

Β. Δημιουργία χρονοδιαγράμματος προληπτικής συντήρησης, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν ιδιαιτερότητες του συγκεκριμένου εξοπλισμού, τις συνθήκες στις οποίες λειτουργεί και τον τρόπο χειρισμού του.

Γ. Έκδοση εντολών προληπτικής συντήρησης για κάθε μηχάνημα του εξοπλισμού η οποία περιλαμβάνει την περιγραφή φάσεων εργασίας, συνεργείο ή συνεργεία που θα την εκτελέσουν, το χρονικό διάστημα υλοποίησης το οποίο και καθορίζεται από την δυνατότητα διάθεσης του μηχανήματος.

Δ. Έλεγχος της καλής εκτέλεσης του χρονοδιαγράμματος και σχετική πιστοποίηση πέρατος της εργασίας συντήρησης.

Ε. Σύσταση ετησίου χρονοδιαγράμματος υλοποίησης εργασιών συντήρησης στο οποίο περιγράφονται σε πίνακες οι εργασίες που εκτελούνται ανά εγκατάσταση (κλιματισμός, υδραυλικά, ηλεκτρολογικά κ.λπ.) και ανά μηχάνημα (ηλεκτροπαραγωγό ζεύγος, UPS, κλιματιστικά μηχανήματα κ.λπ.).